Яка мета цифровізації кадрового обліку
Діджиталізація документообігу є одним із пріоритетів для мережі «Аврора». Компанія велика, швидко зростає, має безліч внутрішніх процесів та специфічних інтеграцій. Тому було важливо знайти цифрове рішення, яке спростить роботу з кадровими документами.
Читайте также: lifecell планує з квітня підвищити ціни на низку тарифів
Тепер з’явился можливість підписувати документи за кілька хвилин, працювати з телефона та легко масштабувати платформу для співробітників всієї мережі.
Задачі, які ставились:
- реінжиніринг процесів у роботі з кадровим обліком;
- онлайн опрацювання документів;
- скорочення витрат на роботу з паперами;
- автоматизація кадрових процесів;
Також в компанії проаналізували внутрішні дані і з’ясували, що понад 93% співробітників мають електронний цифровий підпис, а решта готова зробити його в найкоротші терміни. Ці дані означали, що компанія вже готова до переходу на цифровий формат обміну документами.
Впровадження сервісу єКадри дає можливість повністю прибрати паперовий документообіг у процесах кадрового обліку.
Як працює застосунок єКадри
Сервіс єКадри розроблено у партнерстві з українською компанією Soft Xpansion, яка створила рішення на основі технології з відкритим кодом Alfresco. Вибір рішення ґрунтувався на необхідності індивідуального доступу для кожного співробітника. Для цього сервіс забезпечує роботу на комп’ютері та мобільних пристроях: через десктоп-версію, адаптивний інтерфейс і застосунки для Android та iOS.
Для початку роботи з єКадри необхідно встановити застосунок на смартфон та авторизуватися за допомогою відбитка пальця або Face ID. На комп’ютері вхід відбувається через Active Directory — корпоративну систему облікових записів співробітників.
У сервісі вже можна оформити відпустку, отримати найбільш популярні довідки, як-то: довідка про доходи чи місце роботи. До того ж, документи доступні як в електронному, так і в паперовому вигляді. Також у єКадрах доступна зручна функція — тепер змінити реквізити зарплатної картки можна у кілька кліків.
Сервіс «Аврори» єКадри створений на основі цінності компанії «Дій для людей» і покликаний зробити роботу співробітників максимально зручною: потрібний результат можна отримати всього за два кліки.
Для оформлення необхідного документу зі смартфону потрібно встановити застосунок та пройти ідентифікацію за допомогою відбитка пальця або Face ID. Наприклад, для того, щоб «написати» та погодити заяву на відпустку необхідно всього декілька кліків та електронний підпис.
Читайте также: Зеленський заявив, що Україна створює дрони океанічного класу
Співробітник обирає вид відпустки, дату початку і дату її завершення, а кількість днів розраховується автоматично. Після цього необхідно натиснути «Створити заявку» і на основі введених даних буде оформлено заяву. Співробітнику залишиться лише підписати або через Дія.Підпис або цифровом ключом ПриватБанку. Далі заява автоматично направляється на погодження керівнику, який може її затвердити або відхилити.
Коли керівник погоджує відпустку, вона автоматично потрапляє до відділу кадрів, який створює наказ і направляє його керівнику. Якщо керівник не погодив відпустку, співробітник може поставити питанням про причини такого рішення безпосередньо в чаті застосунку.
Також у застосунку єКадри для керівників відділів розроблено додатковий інтерфейс — в окремому календарі будуть відображатися відпустки, лікарняні, відрядження або інші види відсутності співробітників.
Що в планах далі
Перший запуск сервісу єКадри вже відбувся — наразі у застосунку співробітники можуть оформити відпустку та відрядження. Проте впровадження сервісу єКадри — лише перший крок у цифровій трансформації кадрових процесів «Аврори». Компанія активно працює над розширенням можливостей застосунку.
У найближчих планах розробити та впровадити:
- процес оформлення документів для відрядження та зміну посади
- процес прийому на роботу
- переведення у цифровий формат журналів охорони праці та пожежної безпеки
- електронні перепустки
Паралельно триває робота над інтеграцією Monobank та «Дія» у процеси підписання документів прийому на роботу, переведення на іншу посаду чи звільнення співробітника.
Окремо команда «Аврори» готує навчання для співробітників і кадровиків, а також розробляє чат-бота і помічника на базі ШІ, який стане персональним асистентом у роботі з документами.
Завдяки сервісу єКадри співробітники «Аврори» отримують можливість швидко і в зручний спосіб працювати із документами, а компанія — сучасний інструмент, який допомагає перевести всі кадрові процеси у зручний та безпечний онлайн-формат.
Читайте также: На порталі «Дія» з’явилася нова послуга продовження бронювання, яка дозволяє отримати «бронь» за 24 години